Sekretarz Gminy

Sekretarz Gminy

Olga Karłowska

pok. 202

tel. (61) 8 100 643

sekretarz@komorniki.pl

    Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1)      podejmowanie czynności kierownika Urzędu podczas nieobecności Wójta i jego Zastępcy;

2)      nadzorowanie i pełnienie funkcji zwierzchnika służbowego dla:

a)  Wydziału Administracyjnego,

b)  Referatu Oświaty i Spraw Społecznych,

c)  stanowiska ds. kadr,

d)  stanowiska ds. promocji;

3)    przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;

4)    prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków;

5)    prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami;

6)    prowadzenie spraw związanych z kontrolami zewnętrznymi w urzędzie;

7)    obsługa petycji składanych w trybie ustawy z 11 lipca 2014 r. o petycjach;

8)    nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz nadzór nad doskonaleniem kadr;

9)    nadzór nad poprawnością projektów przygotowanych pism, decyzji i uchwał Rady;

10)  koordynacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie;

11)  koordynacja procesu udostępniania informacji publicznej;

12)  koordynacja prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych;

13)  organizowanie współpracy zagranicznej Gminy;

14)  prowadzenie spraw związanych ze współpracą Gminy z sejmikiem wojewódzkim,  Starostą i Radą Powiatu Poznańskiego oraz z Wielkopolskim  Ośrodkiem Kształcenia
i Studiów Samorządowych;

15)  koordynowanie zadań związanych z organizacją wyborów i referendum oraz spisami;

16)  nadzorowanie w imieniu Gminy działalności gminnych placówek oświatowych
i wychowawczych;

17)  nadzór nad Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

18)  ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych oraz przestrzeganiem przez nich zapisów procedur, instrukcji oraz innych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością;

19)  przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;

20)  wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

     Sekretarz pełni obowiązki Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, do których należy:

1)   opracowywanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrażanie i nadzór nad dokumentacją

systemową;

2)   konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań);

3)   weryfikacja zgodności funkcjonowania systemu z aktualnymi wydaniami normy ISO
i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy , rozporządzenia);

4)   zatwierdzanie projektów dokumentów systemowych gotowych do podpisu przez Wójta;

5)   wydawanie interpretacji w zakresie SZJ;

6)   koordynowanie zadaniami związanymi z SZJ;

7)   planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych;

8)   nadzorowanie i ocena realizacji auditów wewnętrznych;

9)   inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych;

10)  nadzór nad realizacją działań korygujących, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania;

11)  nadzór nad reklamacjami klientów;

12)  zapewnienie skuteczności funkcjonowania systemu jakości oraz jego doskonalenie;

13)  inicjowanie działań zmierzających do rozwoju i doskonalenia systemu jakości;

14)  pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu
i informowanie kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie przeglądów kierownictwa;

15)  przeprowadzanie szkoleń z zakresu SZJ;

16)  przestrzeganie i wypełnianie zadań wynikających z dokumentacji systemowej;

17)  przeprowadzanie, nadzorowanie i rejestrowanie zmian dokumentów systemowych.