Olga Karłowska
pok. 202
tel. (61) 8 100 643
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1) podejmowanie czynności kierownika Urzędu podczas nieobecności Wójta i jego Zastępcy;
2) nadzorowanie i pełnienie funkcji zwierzchnika służbowego dla:
a) Wydziału Administracyjnego,
b) Referatu Oświaty i Spraw Społecznych,
c) stanowiska ds. kadr,
d) stanowiska ds. promocji;
3) przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;
4) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków;
5) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami;
6) prowadzenie spraw związanych z kontrolami zewnętrznymi w urzędzie;
7) obsługa petycji składanych w trybie ustawy z 11 lipca 2014 r. o petycjach;
8) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz nadzór nad doskonaleniem kadr;
9) nadzór nad poprawnością projektów przygotowanych pism, decyzji i uchwał Rady;
10) koordynacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie;
11) koordynacja procesu udostępniania informacji publicznej;
12) koordynacja prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych;
13) organizowanie współpracy zagranicznej Gminy;
14)
prowadzenie
spraw związanych ze współpracą Gminy z sejmikiem wojewódzkim, Starostą i Radą Powiatu Poznańskiego oraz z
Wielkopolskim Ośrodkiem Kształcenia
i Studiów Samorządowych;
15) koordynowanie zadań związanych z organizacją wyborów i referendum oraz spisami;
16)
nadzorowanie
w imieniu Gminy działalności gminnych placówek oświatowych
i wychowawczych;
17) nadzór nad Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
18) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych oraz przestrzeganiem przez nich zapisów procedur, instrukcji oraz innych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością;
19) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;
20) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
Sekretarz pełni obowiązki Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, do których należy:
1) opracowywanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrażanie i nadzór nad dokumentacją
systemową;
2) konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań);
3) weryfikacja
zgodności funkcjonowania systemu z aktualnymi wydaniami normy ISO
i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy , rozporządzenia);
4) zatwierdzanie projektów dokumentów systemowych gotowych do podpisu przez Wójta;
5) wydawanie interpretacji w zakresie SZJ;
6) koordynowanie zadaniami związanymi z SZJ;
7) planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych;
8) nadzorowanie i ocena realizacji auditów wewnętrznych;
9) inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych;
10) nadzór nad realizacją działań korygujących, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania;
11) nadzór nad reklamacjami klientów;
12) zapewnienie skuteczności funkcjonowania systemu jakości oraz jego doskonalenie;
13) inicjowanie działań zmierzających do rozwoju i doskonalenia systemu jakości;
14)
pełne
i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu
i informowanie kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie przeglądów
kierownictwa;
15) przeprowadzanie szkoleń z zakresu SZJ;
16) przestrzeganie i wypełnianie zadań wynikających z dokumentacji systemowej;
17) przeprowadzanie, nadzorowanie i rejestrowanie zmian dokumentów systemowych.