Sekretarz Gminy

Sekretarz Gminy

mgr Olga Karłowska |pok. 202 |tel. (61) 8 100 643

e-mai: sekretarz@komorniki.pl

 

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1.      Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1) podejmowanie czynności kierownika Urzędu podczas nieobecności Wójta i jego Zastępcy;

2) nadzorowanie i pełnienie funkcji zwierzchnika służbowego dla:

a)   Wydziału Administracyjnego,

b)   Referatu Oświaty i Spraw Społecznych,

c)   stanowiska ds. kadr,

d)   stanowiska ds. promocji;

3) przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;

4) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków;

5) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami;

6) prowadzenie spraw związanych z kontrolami zewnętrznymi w urzędzie;

7) obsługa petycji składanych w trybie ustawy z 11 lipca 2014 r. o petycjach;

8) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz nadzór nad doskonaleniem kadr;

9) nadzór nad poprawnością projektów przygotowanych pism, decyzji i uchwał Rady Gminy;

10) koordynacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie;

11) koordynacja procesu udostępniania informacji publicznej;

12) koordynacja prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych;

13) organizowanie współpracy zagranicznej Gminy;

14) prowadzenie spraw związanych ze współpracą Gminy z sejmikiem wojewódzkim, Starostą i Radą Powiatu Poznańskiego     oraz z Wielkopolskim Ośrodkiem Kształcenia i Studiów Samorządowych;

15) koordynowanie zadań związanych z organizacją wyborów i referendum oraz spisami;

16) nadzorowanie w imieniu Gminy działalności gminnych placówek oświatowych i wychowawczych;

17) nadzór nad Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

18) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych oraz                przestrzeganiem przez nich zapisów procedur, instrukcji oraz innych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością;

19)  przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;

20)  wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

 

2.      Sekretarz pełni obowiązki Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, do których należy:

1)  opracowywanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrażanie i nadzór nad dokumentacją

systemową;

2)  konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań);

3)  weryfikacja zgodności funkcjonowania systemu z aktualnymi wydaniami normy ISO
i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy , rozporządzenia);

4)  zatwierdzanie projektów dokumentów systemowych gotowych do podpisu przez Wójta;

5)  wydawanie interpretacji w zakresie SZJ;

6)  koordynowanie zadaniami związanymi z SZJ;

7)  planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych;

8)  nadzorowanie i ocena realizacji auditów wewnętrznych;

9)  inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych;

10) nadzór nad realizacją działań korygujących, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania;

11) nadzór nad reklamacjami klientów;

12) zapewnienie skuteczności funkcjonowania systemu jakości oraz jego doskonalenie;

13) inicjowanie działań zmierzających do rozwoju i doskonalenia systemu jakości;

14) pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu
 i informowanie kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie przeglądów kierownictwa;

15) przeprowadzanie szkoleń z zakresu SZJ;

16) przestrzeganie i wypełnianie zadań wynikających z dokumentacji systemowej;

        17) przeprowadzanie, nadzorowanie i rejestrowanie zmian dokumentów systemowych.